Административное и хозяйственное деление государства ордена строилось на основе замков и замковых округов. Как известно из документов уже XIV столетия, основными единицами Ливонского орденского государства были территории, управляемые комтурами и фогтами. Есть основания полагать, что и во времена меченосцев государство ордена состояло именно из этих административно-территориальных центров. Известно, что во времена меченосцев на территории комтуры управляли замками в Вендене, Сигулде и Ашерате (территория современной Латвии), а также в Ревеле и Вильянди (территория Эстонии). 

Это были укрепленные замки братьев. Кроме того, существовали фогты, осуществлявшие управление делами ордена в эстонских землях Харью, Йервен, Сакала и на острове Эзель. Точно указать границы владений ордена меченосцев и их замковых округов не представляется возможным из-за отсутствия документов. На строительство замков требовались немалые средства. Обойтись только силами местных народов не было возможным.

 Если использовались местные стройматериалы и рабочая сила, то каменщиков нужно было приглашать с Готланда или из Германии. И им надо было платить за труд. Кроме того, гарнизоны замков, постоянно участвовавшие в боевых действиях, нуждались в боевых конях, доспехах, вооружении, а также в продовольствии и необходимых для жизни предметах. Из каких источников брались средства для ведения войны и строительство замков? Первое средство — война. Победоносные походы приносили доходы. При нападении на селения язычников и их замки рыцари забирали все самое ценное. Очень часто хроники упоминают о таких походах и о большой добыче. 

Самым ценным считалось серебро, скот, кони и зерно. Второй источник — подати, которыми облагалось местное население. Часть этих податей меченосцы собирали сами для себя, частью делились с епископом Риги. По поводу раздела земель и налогов между орденом и епископом постоянно возникали споры. Например, в 1226 году магистр ордена меченосцев Фольквин жаловался на епископа Альберта, который выделил ордену меньше одной трети ливских земель в Икшкиле, Леневардене и Метсеполе, и к тому же не заплатил 125 марок. В свою очередь, епископ жаловался на самоуправство ордена, который несколько лет неправомерно собирал налоги с двух третей латгальских земель и, таким образом, должен епископу 600 марок. В эти распри пришлось вникать папскому легату Вильгельму Моденскому. А вопросы раздела территории были весьма сложными. В данном случае, например, одним из пунктов решения по данному делу был следующим: из завоеванных в Латгалии земель орден может, не делясь с епископом, присоединить к своему государству точно такую же территорию, какую епископ Альберт отдал в лен в Варке (Вараклянах) рыцарю Теодориху из Кокнесе81. Для сбора податей у ордена, по-видимому, были ответственные чиновники, которые следили за наполнением замковых амбаров. К сожалению, не сохранилось документов, рассказывающих о том, как меченосцы собирали свои налоги. Возможно также, что меченосцы начали хозяйственное освоение земель в непосредственной близости от своих замков. Поместья ордена могли служить источником для покрытия многочисленных расходов. К сожалению, никаких документов на этот счет не сохранилось. Тем не менее, вспомнив конфликт в Аутине, когда меченосцы отобрали луга и пустоши у латгалов, можно предположить, что эти земли нужны были меченосцам для собственных хозяйственных нужд. Таким образом, военная добыча, сбор налогов и, возможно, доходы от использования собственных угодий полностью покрывали нужды воюющих братьев. Сведений о каких-либо других источниках дохода ордена не сохранилось.